Depuis octobre 2012, les maîtres de stage sont invités à s'inscrire dans le carnet télématique pour effectuer les opérations de validation des données introduites par leurs candidats.

En fin d'année 2013, les premiers carnets télématiques ont été numériquement signés par les candidats spécialistes et sont donc devenus disponibles pour être examinés.

Voici la procédure prévue pour la validation des données :

• Le maître de stage s'inscrit dans le carnet télématique via le formulaire d'inscription. Il veillera à laisser un commentaire pour identifier son service ou enverra un message à admin@chirurgie-be.org pour recevoir sa permission de travail.
• Dès sa première connexion autorisée, il aura accès à la liste des candidats, qui participent au carnet télématique, fréquentant ou ayant fréquenté son service de stage. Il pourra examiner les données enregistrées en temps réel et aura également accès aux bilans cumulés, concernant ses candidats, y compris les années réalisées dans un autre service.
• Lorsque un candidat clôturera les enregistrements d'une année académique, le maître de stage verra apparaître le dossier dans la liste des carnets en attente de validation. Le principe des validations est le suivant.
  • Tous les enregistrements du système comportent l'identité du créateur et du dernier modificateur avec les dates et heures respectives.
  • Pour le carnet des interventions, la signature du candidat détermine la clôture de son encodage et celle du maître de stage, la véracité des données.
  • Concernant les gardes, consultations et activités académiques, seule la signature du maître de stage est demandée, compte tenu que tous les enregistrements sont électroniquement signés par le candidat. L'application présume que lorsque le candidat signe son carnet d'interventions, il confirme que ses autres données sont clôturées également.
  • L'évaluation du candidat est réalisée par le maître de stage via un formulaire spécifique, qui est accessible par le candidat, afin de confirmer la lecture de cette évaluation et ajouter éventuellement un commentaire.
  • Lorsque toutes les étapes de validation, par le candidat et son maître de stage, sont finalisées, le dossier devient disponible pour la commission, afin de l'évaluer.

La procédure d'inscription et de validation est décrite, avec plus de détails, dans l'aide interactive (inscription, accès pour le maître de stage, parcourir et valider les carnets).